APRENDIENDO QUICKBOOKS EN ECUADOR (5)

PROTEGER SU INFORMACIÓN

COMENTARIO:

Es de suma importancia proteger la información en quickbooks esta puede corromperse como en cualquier sistema y o sufrir perdida por robos en la empresa, los ladrones prefieren las computadoras y electrodomésticos.

SUGERENCIAS PARA MINIMIZAR DAÑOS EN SU BASE:

PREVENGAMOS LA CORRUPCIÓN DE NUESTROS DATOS:

Tratemos en lo posible de no facturar en negativo, podemos utilizar otros formulario para cuando se trate de pre ventas o ventas requeridas por el no ingreso de la compra.

Pongamos Mucha atención en las actualizaciones Automáticas, desactive esta opción y solo cargue cuando haya transcurrido unos 3 meses de su lanzamiento, si toma la decision de subir este parche en Quickbooks deberá ser en todas las maquinas sin excepción, de seguro si no lo hace sus datos sufrirán corrupciones.

No debemos corregir muy frecuentemente datos cuando se haya cerrado el mes, mayor problema mientras sea mas antigua, de ser el caso la corrección debería hacérselo por diarios.

Auditar de manera semanal los inventarios y corregirlos, en Quickbooks esta auditoria es muy fácil por lo que no llevara mucho tiempo.

Cuadre sus costo al menos mensualmente antes del cierre fiscal, evite correcciones postergadas sobre todo en el inventario.

Si ocupa cargas de información externa por bache o con software de terceros, asegúrese que sea un método fiable.

Nota: Quickbooks es un software muy confiable pero la prevención evita molestas y desastres.

SOLUCIONES QUE DEBEMOS TOMAR EN CASO DE ESTA EVENTUALIDAD:

VERIFICANDO LA INTEGRIDAD DE NUESTROS DATOS:

Quickbooks nos proporciona herramientas que debemos aprender a utilizar para prevenir sorpresas y costos adicionales. Úselo al menos una bes por semana.

RECONSTRUCCIÓN DE DATOS (REBUILD DATA)

Si no no tomo las medidas pertinentes y al verificar la data de la manera indicada arriba le aparece un mensaje de que su data tiene problemas, debe Utilizar lo siguiente.

El proceso le solicitara hacer un Backup de seguridad (No recomiendo hacerlo muy seguido, ya que puede dañar irremediablemente sus datos) esto corregirá daños pequeños, caso contrario puede solicitar ayuda a Intuit si esta dentro de la garantía y/o Qbecservicios si es nuestro cliente con costos adicionales con prontitud y eficiencia.

PROTECCIÓN DE DATOS (BACKUP)

Es otro modo de evitar estas molestias ya que si realizamos un backup diario o al menos semanal podremos igualar en caso de perdida o corrupción a la fecha que hayamos hecho nuestro respaldo.